Dzień: 17 września 2014

Niedawno na jednych z moich zajęć padło bardzo ciekawe pytanie: czy agenda i minutes to jedno i to samo? Pomimo tego, że w firmach bardzo często używa się tego naprzemiennie w szeroko rozumianym kontekście spotkań i zebrań , trzeba pamiętać, że są to dwie różne rzeczy.

Czym się będą różniły poniższe zdania?

[1] Have you seen the agenda for our next meeting?  

[2] Have you seen the minutes from our last meeting?

Słowo agenda odnosi się do tego, o czym planujemy rozmawiać w trakcie zebrania.  Agenda to plan, który ma nam pomóc w sprawnym przeprowadzeniu spotkania, żeby nie pominąć żadnej istotnej kwestii. Dlatego agenda jest sporządzana PRZED zebraniem. Na przykład:

[3] I will send you the agenda for tomorrow’s meeting so you know what to expect.

Synonimami słowa agenda są m.in.: program, czy schedule. 

Pamiętaj dodatkowo, że agenda użyjemy również często w języku potocznym, mówiąc o np. naszym planie dnia:

[4] What is the agenda for you today?

---

Słowo minutes z kolei oznacza podsumowanie zebrania. Jest to zatem oficjalny zapis tego, co zostało omówione w czasie spotkania i jakie decyzje zostały podjęte. Minutes czasem są rozdawane na samym początku spotkania, aby jego uczestnicy mogli się zapoznać z tym, co zostało już przedyskutowane na poprzednim zebraniu. Na przykład:

[5] Email me the minutes from the last meeting in case I missed something important.

W przeciwieństwie do agenda, które jest używane w codziennym angielskim równie często, co w biznesowym, słowa minutes raczej nie spotykamy w potocznym języku poza biurem.

Na koniec jeszcze jeden przykład z użyciem agenda i minutes w jednym zdaniu:

[6] I was asked to take down the minutes and send to the office to show that I followed the agenda prepared by my boss.